De 7 stappen 

Werk maken van de ICA-principes in uw coöperatie: de handen uit de mouwen!

Je bent bestuurder, vennoot, directeur of werknemer … van een coöperatieve vennootschap en je wil de ICA-principes sterker verankeren in de werking van jouw bedrijf? Hoe begin je eraan?

Aan de slag met de ICA-principes in 7 stappen:

1. Creëer verbintenis binnen de Raad van Bestuur
2. Ontwikkel een visie over de ICA-principes binnen de Raad van Bestuur
3. Communiceer beleidsvoornemens binnen uw organisatie en naar de doelgroep
4. Creëer een breed draagvlak binnen uw organisatie en bij uw vennoten, sensibiliseer uw doelgroep
5. Treed in dialoog over de toepassing van de ICA-principes
6. Formuleer strategische doelstellingen en verbeterplan
7. Zorg voor een permanente opvolging en evaluatie binnen de Raad van Bestuur en op het operationele niveau

Belangrijk: betrek de bestuurders, vennoten en werknemers bij het proces.

Het voorgestelde proces is meteen al een praktische toepassing van één van de ICA-principes: de democratische besluitvorming. Waardengedreven handelen gebeurt vanuit een bedrijfscultuur. En die is de som van het denken en doen van al wie er deel van uitmaakt: de Raad van Bestuur, de vennoten en alle werknemers, van directie tot uitvoerend medewerker. Betrek hen dan ook in alle stappen van het proces!

1. Verbintenis

De ICA-principes vormen een inspiratiebron om de waarden eigen aan jouw coöperatie te verdiepen, te verbreden en vooral uit te dragen.

De verbintenis van de Raad van Bestuur aan de ICA-principes is belangrijk in het gehele proces.

Informeer de Raad van Bestuur over de ICA-principes en welke meerwaarde ze kunnen betekenen voor uw organisatie. Je kan hiervoor gebruik maken van o.a. de PowerPointpresentatie van het ICA-kompas, de brochure over de 7 ICA-principes en het ICA-kompas en het logo van het ICA-kompas.

2. Visievorming

Vervolgens ontwikkel je een visie over welke richting de coöperatie de komende vijf jaar zal uitgaan en welke invloed dit heeft op het toepassen van de ICA-principes.

Vertrek hierbij van de eigenheid van uw coöperatieve vennootschap! Elke coöperatie is anders: andere economische en maatschappelijke finaliteiten, andere vennoten en onderlinge verhoudingen, een ander beheersmodel. Ook de invulling van de ICA-principes zal dus verschillen van coöperatie tot coöperatie. Stilstaan bij de eigenheid van uw coöperatie kan op verschillende manieren:

• Reconstrueer op een A-viertje haar ontstaansgeschiedenis. Waarom werd de coöperatie ooit opgericht? Wat waren de drijfveren van de oprichters?
• Hoe werden die drijfveren statutair verankerd?
• Hoe ziet de missie er vandaag uit?
• Welke richting zal de coöperatie de komende vijf jaar uitgaan en welke invloed heeft dit op het toepassen van de ICA-principes?

3. Communicatie 

Als derde stap is het belangrijk dat de Raad van Bestuur zijn verbintenis aan de ICA-principes en de beleidsvoornemens kenbaar maakt binnen de organisatie en aan alle betrokkenen.

Afhankelijk van de grootte en de eigenheid van uw coöperatie kan dit tijdens één globale informatiesessie met uw Raad van Bestuur, je vennoten en je werknemers.

4. Draagvlak

Sensibiliseer je doelgroep (bestuurders, vennoten, medewerkers, …) over het belang van de ICA-principes. Dit kan actief aan de hand van een informatievergadering of via het verstrekken van de nodige documentatie.

Je kan hiervoor gebruik maken van het materiaal (bv. definities, historie, best-practices) dat je ter beschikking gesteld wordt onder het menu-item Van start en Inspiratie van het ICA-kompas. Met veel plezier bezorgen wij je zelfs een gastspreker!

5. Dialoog

De betrokkenheid en de eerste kennismaking met de ICA-principes vormen de basis om vervolgens verdiepend de bedrijfsvoering van jouw organisatie te toetsen aan elk van de zeven principes.

Met behulp van de Self-Scan van het ICA-kompas, kan uw organisatie inzichten verkrijgen over de inspanningen die ze tot nu toe heeft geleverd om de ICA-principes in de praktijk te vertalen.

Doorloop de Self-Scan van het ICA-kompas. Dit kan op verschillende manieren:

• In een kleine organisatie kan elke betrokkene (vennoten, werknemers, bestuurders,...) individueel de vragenlijst invullen.
• In een grotere organisatie kan je werken in één werkgroep bestaande uit een delegatie vennoten, werknemers en bestuurders of je kan deze drie groepen elk afzonderlijk de denkoefening laten maken.

Het voordeel van de eerste werkwijze is dat je een collectieve en gedragen aanpak hebt en sneller tot een resultaat komt. De tweede werkwijze laat je toe om de mogelijk verschillende invalshoeken van de betrokkenen met elkaar te vergelijken.

Vervolgens evalueer je samen de resultaten van de Self-Scan. Onder het menu-item Verslag van het ICA-kompas kan je een samenvatting verkrijgen van de resultaten van de invuloefening van de verschillende betrokkenen (individueel, groepsoefening).

Bespreek de uitslag van de Self-Scan met alle betrokkenen aan de hand van je missie, je activiteit, de typologie van je vennoten, … Bepaal vervolgens welke ICA-principes het meest relevant zijn voor jouw coöperatie. Waar liggen de sterktes en zwaktes? Op welk vlak is het voor jouw organisatie belangrijk dat er veranderingen/verbeteringen worden doorgevoerd?

6. Verbeterplan

Formuleer vervolgens één of meerdere concrete doelstellingen ter verbetering volgens het SMART-principe. Je kan hiervoor gebruik maken van de Checklist SMARTe ICA-Doelstellingen.

Coopkracht stelt verschillende ondersteuningsmethodes ter beschikking om de vertaalslag te maken van de Self-Scan naar de formulering van strategische doelstellingen en concrete acties. Hou hiervoor het menu-item Ondersteuning van het ICA-kompas in het oog.

Je kan de geformuleerde strategische doelstellingen en prioritaire acties invullen onder het menu-item Toekomsttraject. Dan zullen deze samen met de resultaten van de Self-Scan meegenomen worden in een integraal rapport, dat je mogelijk kan gebruiken in het kader van de jaarlijkse verslaggeving over jouw organisatie.

7. Opvolging 

Gelukwensen! Je hebt nu één of meerdere concrete doelstellingen die de maatschappelijke impact van jouw coöperatie zullen verhogen (en onrechtstreeks wellicht ook de economische impact). Licht je vennoten hierover in - of beter vraag hun mening - op de eerstvolgende Algemene Vergadering en zorg voor een permanente opvolging op het operationele niveau en op het niveau van de Raad van Bestuur.

Een coöperatie evolueert evenals de samenleving waarin ze actief is. Het is dus aanbevolen om dit soort denkoefeningen om de 3 à 5 vijf jaar te doen. Eigenlijk kan ze perfect ingepast worden in de globale strategische denkoefening binnen een onderneming.